In 10 stappen van overheidsbeleid naar succesvolle bewonerscommunicatie!


Tips voor projectleiders en beleidsmedewerkers bij gemeenten


door Rudy van der Linden ©️

 

februari 2018

 

Als projectleider ken je het wel. Alle draden komen bij jou uit. Je bent trots op de beleidsvisie. Het inspraaktraject is afgerond. De wethouders raken steeds enthousiaster. De raad neemt spoedig een besluit. Het geld komt vrij. De plannen worden bijna uitgerold voor ‘jouw’ project.


Maar hoe vertaal je abstracte informatie naar de beleving van bewoners? Hoe krijg je collega’s van sociaal en ruimte op één lijn. Hoe trek je op met de spelers in het veld. Waar begin je? 

Relax, het komt goed.


De communicatieadviseur denkt graag met je mee. Daarom wil ik samen met jou even stil staan bij een tiental tips. Hier gaan we:

  1. Laat de communicatieadviseur (v/m) als een spons de informatie opzuigen. Stel hem voor om interviews te houden met bestuurders, managers en beleidsmedewerkers. Zo krijgt hij een goed beeld van de verschillende denkwijzen en belangen binnen de organisatie.
  2. Nodig hem uit om zijn gedachten over de communicatiestrategie kriskras op papier te zetten. Ga aan de hand hiervan brainstormen. Geef elkaar de ruimte om creatief tot de beste ideeën te komen. De uitwerking in communicatieplannen is van latere zorg.
  3. Vraag de communicatieadviseur zonodig om een workshop Factor-C te organiseren met de spelers in het veld. Vooral als de kernboodschap bij de deelnemers niet eenduidig is. En als winst is te behalen door gebruik te maken van elkaars media.  
  4. Nodig de communicatieadviseur uit om deel te nemen aan alle relevante overleggen. Of benoem hem als projectleider communicatie, afhankelijk van de grootte van het project. Als het goed is maakt hij al deel uit van de Klankbordgroep van externe deelnemers en organiseert hij zijn eigen platform van communicatieadviseurs.    
  5. Interne communicatie is een specialisatie op zich. Zeker als  het gaat om de introductie van een nieuwe methode zoals Gebiedsgericht werken. Vraag jouw communicatieadviseur om hierin samen op te trekken met de betreffende collega. Een integraal deelplan voor ‘bottom up’ communicatie is nodig. Denk alleen maar aan het onderhouden van draagvlak, de open of gesloten houding van collega’s van Samenleving en Ruimte of hoe College en Raad in gesprek willen gaan met de samenleving.
  6. Vraag de communicatieadviseur om advies over de mogelijkheden van Intranet. Hierin kan hij samenwerken met de adviseurs digitale dienstverlening. Is er een module waarmee externe deelnemers kunnen inloggen op Intranet en projectmatig kunnen samenwerken? 
  7. Vraag de communicatieadviseur om advies over het inrichten van een digitaal platform of een projectwebsite. 
  8. Is jouw project groot, met veel issues en neemt de uitvoering langere tijd in beslag? Focus je dan op het communiceren van deelsuccessen. Haal deze informatie ook op bij je collega’s die in de klei staan.  
  9. Maak gebruik van Storytelling en Vloggen. Laat de deelnemers aan het woord aan de hand van hun persoonlijke verhalen. Of deze nu positief of negatief zijn. Dat geldt intern hetzelfde. 
  10. Meten is weten. Evalueer de ervaringen. De wijkwandeling maakt altijd veel los bij inwoners. Gebruik online middelen zoals enquête, burgerpanel of Facebook. 

 

Communicatie is maatwerk. Daarom ben ik benieuwd naar jouw mening. Heb je tips of vragen die je wilt inbrengen? Dan hoor ik dat graag van je!


Als Communicatiespecialist Sociaal domein ondersteun ik projectleiders en beleidsmedewerkers in projecten van gemeenten. Mijn blogs zijn hiervan een afgeleide. 

Wil je meer weten over hoe ik jou tijdelijk kan ondersteunen met succesvolle communicatie? 

Neem dan contact met me op. Bel (06) 37 12 10 98 of mail rudy@meesenpartners.nl

 

 

 

Wijk in ontwikkeling vanuit het perspectief van een 12 jarige bewoner