In 10 stappen naar een actueel digitaal overheidsloket!


Tips voor beleidsmedewerkers en projectleiders Sociaal Domein bij gemeenten


door Rudy van der Linden ©️

 

maart 2018

 


Stel je bent manager van de afdeling Samenleving. En de wethouder begint alweer over de erbarmelijke staat van de webpagina’s. Toch eens kijken of hij een punt heeft. De informatie is inderdaad nogal verouderd. Ook niet echt begrijpelijk. Het lijkt wel geknipt en geplakt uit beleidsnota’s. Hoe krijg ik als bewoner eigenlijk antwoord op mijn vraag. Waar vind ik dat product of dienst. Waar is het digitale loket of kom ik nu op een andere site terecht?

 

Hoe is dit zo gekomen in de loop van de tijd. Het gaat zeker niet om onwil bij de (beleids)medewerkers. Iedereen ziet tegenwoordig het belang in van goede digitale communicatie. De kern van het probleem is eerder dat de medewerkers zich onvoldoende bewust zijn van de producten waarvan zij ‘eigenaar’ zijn op de site. Ook is er te weinig kennis van de interne webrichtlijnen (kwaliteitseisen). En de organisatie van de content is op de langere termijn onvoldoende geborgd.

Alles goed en wel, maar hoe ga je dit oplossen. Duurzaam wel te verstaan.

 

Relax. De Communicatieadviseur denkt met je mee! Daarom wil ik samen met jou even stil staan bij een tiental tips. Hier gaan we:

 

  1. Stel een Communicatieadviseur (v/m) aan voor 4 tot 8 uur per week voor een periode van 3 maanden om een start te maken met de projectmatige aanpak. Iemand die er fris en onbevangen in staat. Dat kan zowel iemand van binnen de organisatie zijn als een externe. 
  2. De Communicatieadviseur trekt vanaf het begin aan op met de Webbeheerder. Het eerste wat ze doen is een inventarisatie maken van de nulsituatie. Dit omvat een lijst van alle webpagina’s die zijn getoetst aan de hand van de kwaliteitscriteria. Een eerste filtering vindt plaats aan de hand van pagina’s die afvallen en pagina’s die we gaan actualiseren. In de praktijk blijkt al snel dat 75% van de pagina’s afvallen omdat deze verouderd zijn of waarvan de producten of diensten niet bij de gemeente behoren.
  3. Nu het nodige inzicht is verkregen, is het tijd voor de volgende stap.  Namelijk een projectbeschrijving van 1 A-4 waarin beschreven staat het onderwerp, doelstelling, aanpak en tijd
  4. Vraag de Communicatieadviseur vervolgens om de opdrachtomschrijving met passie toe te lichten in het Managementteam. Zodat ook de grootste digibeet overtuigd raakt van het nut. Doe dit aan de hand van een webpagina die er niet uit ziet en een pagina die voldoet aan webrichtlijnen. Zie de verschillen.
  5. Zorg voor commitment in het MT aan de hand van de opdracht. Zorg voor een directe lijn met MT en Teamleiders. De Teamleiders geven aan wie vanuit de afdeling verantwoordelijk is voor welke pagina’s, de zogenaamde producteigenaren. Vervolgens vinden de gesprekken plaats met hen. Minimaal drie per week binnen zogenaamde websessies. Ook vindt regelmatig afstemming plaats met de Teamleiders over de voortgang.
  6. Zorg voor een heldere afbakening van de rolverdeling. De Communicatieadviseur is primair de liaison tussen afdeling, MT, Teamleiders en Webbeheerder. De Communicatieadviseur organiseert de websessies, verzorgt de verslaglegging en is eindverantwoordelijk voor proces, maken van afspraken en resultaten. De Webbeheerder bewaakt de kwaliteit van de inhoud, adviseert hierin en heeft een uitvoerende rol op het gebied van tekstschrijven en bijvoorbeeld het samenstellen van formulieren.
  7. In de websessie worden de webpagina’s besproken met de producteigenaren. De Webbeheerder komt binnen twee weken met voorstellen voor nieuwe pagina’s, schrijft de teksten of redigeert. Dat laatste is mede afhankelijk van de inhoudelijke rol van de Beleidsadviseur. Idealiter schrijft hij zelf de tekst van de webpagina op B1 niveau. 
  8. Belangrijkste is dat een proces op gang wordt gebracht. In de praktijk blijkt bijvoorbeeld dat er nieuwe digitale loketten moet worden ingericht met achterliggende organisatie. Of dat opnieuw nagedacht moet worden over de digitale aanvraag van een subsidie. Of dat een beleidsmedewerker bijna ‘gedwongen’ moet worden om abstracte inhoud van een pagina los te laten. Tact en doorzettingsvermogen zijn dan gewenste vaardigheden.
  9. De kwaliteitscriteria zijn leidend. Heel in het kort zijn deze als volgt te benoemen. Toegankelijk: de belangrijkste inhoud staat bovenaan de pagina en vanuit de vraag van de bezoeker. Zorg dat alle tekst op één scherm past. Voeg na de eerste alinea al de benodigde actie toe, bijvoorbeeld een formulier invullen of een afspraak maken. Teksten zijn op B1 niveau. Relevantie: informatie wordt bijvoorbeeld niet geplaatst als de gemeente geen eigenaar is. Via zoekwoorden wordt de bezoeker dan 'onder water' doorgeleid naar de site van externe partijen. Vindbaarheid: de webbeheerder kan jou adviseren over zoekwoorden en zoekmachineoptimalisatie
  10. Evaluatie en borging. De Communicatieadviseur stemt tussentijds af met het MT en zorgt voor de evaluatie van het project. Als basis dient de lijst van de webpagina’s. Hoe is de situatie nu? Als het goed is zijn de dorre takken gesnoeid en een flink aantal nieuwe activiteiten geborgd voor de ontwikkeling van een vraaggerichte en actuele site. Tot slot doet de Communicatieadviseur een voorstel voor de borging van de werkzaamheden. Een nieuwe liaison neemt zijn taken over. 

 

Communicatie is maatwerk. 'Bij ons doen ze het heel anders'. Daarom ben ik benieuwd naar jouw mening. Heb je tips of vragen die je wilt inbrengen? Dan hoor ik dat graag van je!


Als interim Communicatiespecialist ondersteun ik gemeenten om beleid te realiseren in het Sociaal Domein door goede Overheidscommunicatie. Mijn blogs zijn hiervan een afgeleide. 

Wil je meer weten over hoe ik jou tijdelijk kan ondersteunen met succesvolle communicatie? 

Neem dan contact met me op. Bel (06) 37 12 10 98 of mail rudy@meesenpartners.nl